Ключова відмінність полягає в тому, що одного разу апостильований документ буде дійсним у всіх країнах-учасницях Гаазької конвенції, а документ, легалізований у посольстві, набуває юридичної сили лише в тій країні, консульство якої його запевнило.
Апостиль – це спрощена форма легалізації документів, що діє щодо держав-учасниць, які ратифікували Гаазьку конвенцію про спрощену легалізації документів від 5 жовтня 1961 року. Російська Федерація є державою-учасницею Конвенції з 31 травня 1992 року.
Легалізація документа – Здійснення дій, що надають документу юридичної сили.
Апостилем засвідчуються лише офіційні документи та їх копії. Проходять процедуру: особисті документи громадян (свідоцтва про народження, шлюб, дипломи, довіреність); установча документація юридичної особи (договори, статути);