У наш час інформація стає дедалі доступнішою завдяки розвитку інтернету та цифрових технологій. Однак, незважаючи на це, архіви все ще є надійним джерелом інформації, яка може містити унікальні дані, недоступні в мережі. Щоб знайти необхідну інформацію в архіві, необхідно знати, як правильно звернутися до нього.
Перше, що варто зважити, це те, що кожен архів має свої правила доступу. Деякі архіви надають вільний доступ до своїх колекцій, в той час як інші вимагають попередньої реєстрації та отримання спеціального дозволу. Тому перед тим як вирушити до архіву, необхідно вивчити його політику доступу.
Для успішного звернення до архіву також важливо визначити мету свого дослідження. Чітке уявлення про те, яку інформацію ви хочете знайти, допоможе вам звузити коло пошуку та заощадить час. Уточніть період, місце та події, пов'язані з вашою темою, щоб точніше визначити, до якого архіву звертатися.
| Крок | Дія |
|---|---|
| 1 | Запишіть інформацію про документ, який потрібно знайти. |
| 2 | Ознайомтеся з правилами та порядком звернення до архіву. |
| 3 | Підготуйте всі потрібні документи для звернення. |
| 4 | Знайдіть найближчу архівну установу та уточніть її адресу та режим роботи. |
| 5 | Прийдіть до архівної установи у встановлений час і зверніться до співробітника архіву. |
| 6 | Надайте всі необхідні дані співробітнику архіву для пошуку документа. |
| 7 | Дочекайтеся, поки співробітник архіву знайде запитуваний документ. |
| 8 | Отримайте запитуваний документ і переконайтеся, що він відповідає вашим вимогам. |
| 9 | Якщо потрібно, зробіть копію документа або запишіть необхідну інформацію. |
| 10 | Поверніть оригінал документа співробітнику архіву та залиште архівну установу. |
Як правильно написати запит до архіву?
Пам'яткаЯк правильно подати запит до архіву"
- Заявник повинен вказати прізвище, ім'я та по батькові; повна поштова адреса; контактний телефон із зазначенням коду міста.
- Текст запиту (звернення) необхідно викладати чітко, лаконічно, із зазначенням хронологічних рамок.
Як передавати справи до архіву?
Прийом передача справ до архіву організації проводиться працівником архів та працівником структурного підрозділу, при цьому на всіх примірниках опису справ структурного підрозділу проти кожного справи, включеного до неї, робиться відмітка про наявність справи.
Що можна запросити до архіву?
Безкоштовно можна отримати тільки документи соціально-правового характеру: наприклад, довідки про трудовий стаж, здобуття освіти, почесні звання та державні нагороди, проживання в блокадному місті і так далі.
Як правильно оформити справу до архіву?
Повне оформлення на зберігання кожного тому справи відбувається у такому порядку:
- нумерація листів справи;
- складання внутрішнього опису справи;
- оформлення листа-завірювача справи;
- підшивка або палітурка документів справи;
- оформлення обкладинки (титульного листа).